Rechnungsprogramm für Maler und Lackierer – welche Lösung passt zu eurem Betrieb?

Eine Rechnung im Malerhandwerk entsteht selten einfach am Schreibtisch und schon gar nicht aus dem Nichts. Meist beginnt alles mit dem Aufmaß, daraus wird ein Angebot, anschließend ein Auftrag – und bei größeren Baustellen kommen im Laufe der Arbeiten noch Nachträge dazu. Erst ganz am Ende steht die Schlussrechnung, in der bereits bezahlte Abschläge berücksichtigt werden. Ein Rechnungsprogramm für Maler und Lackierer sollte deshalb nicht nur schöne Rechnungen schreiben, sondern diese ganze Kette abbilden. Und seit 2025 kommt noch ein weiteres Thema dazu: die E-Rechnung, die für Rechnungen an Unternehmen schrittweise zur Pflicht wird.

Wir schauen uns deshalb genauer an, was eine Rechnung im Malerhandwerk tatsächlich können muss. Außerdem vergleichen wir die Rechnungsfunktionen der beiden Anbieter, die uns ihre Software im Interview vorgestellt haben, und werfen einen Blick auf die weiteren Programme. Dabei wird schnell klar: Für einen Betrieb mit überwiegend privaten Kunden kann ein gutes allgemeines Rechnungsprogramm durchaus ausreichen. Sobald Aufmaß, Nachträge, VOB-Abrechnung oder größere gewerbliche Auftraggeber ins Spiel kommen, hat spezialisierte Malersoftware dagegen deutliche Vorteile.

Rechnungsprogramme für Maler im Vergleich

Zwei Anbieter haben uns im Interview ausführlicher erklärt, wie ihre Rechnungsstellung funktioniert: Sander & Doll mit Chroma und dashandwerk.net. Die folgenden Angaben stammen aus diesen Interviews sowie von den Hersteller-Websites, die wir im September 2026 geprüft haben. Es handelt sich also um Herstellerangaben, die wir so wiedergeben, wie sie uns vorliegen. Wie die beiden Anbieter die einzelnen Anforderungen an eine Malerrechnung konkret abdecken, zeigen wir weiter unten bei den jeweiligen Themen.

Wenn ihr die Tabelle auf dem Handy anschaut: Dreht das Smartphone am besten ins Querformat. Dann ist deutlich mehr Platz für die einzelnen Angaben.

Was eine Malerrechnung leisten muss

Ob ein Rechnungsprogramm wirklich zu einem Malerbetrieb passt, zeigt sich vor allem an fünf Punkten. Eine Rechnung für eine Wohnungsrenovierung oder eine Fassadenarbeit hat schließlich andere Anforderungen als die Rechnung eines Fotografen oder einer Agentur. Genau deshalb lohnt es sich, bei der Software nicht nur auf „Rechnung erstellen“ zu achten. Zu jedem der folgenden Punkte gibt es konkrete Fragen, die ihr dem Hersteller am besten schon in der Testphase stellt.

Das Aufmaß ist die Grundlage jeder Position

Bei Malerarbeiten wird längst nicht alles einfach nach Stück abgerechnet. Wände, Decken und Fassaden laufen typischerweise über Quadratmeter, Sockel, Leisten oder Rohre über laufende Meter, Türen und Fenster nach Stück oder Fläche und manche Arbeiten nach Stunden. Die jeweiligen Mengen kommen aus dem Aufmaß. Werden diese Mengen direkt aus einem digitalen Aufmaß in die Rechnungspositionen übernommen, spart das nicht nur Zeit. Ihr müsst die Werte auch nicht ein zweites Mal abtippen – und genau dabei passieren in der Praxis gerne Fehler.

Wie Fenster und Türen bei der Flächenberechnung behandelt werden, hängt wiederum vom jeweiligen Vertrag ab. Bei VOB-Verträgen greifen die Regelungen der VOB/C mit der ATV DIN 18363. Öffnungen bis 2,5 Quadratmeter werden dabei übermessen, also bei der Abrechnung mitgerechnet. Bei einem BGB-Vertrag mit einem Privatkunden gilt diese Regel nicht automatisch, sondern nur, wenn sie entsprechend vereinbart wurde. Genau an dieser Stelle kann es sonst schnell Erklärungsbedarf geben: Der Kunde sieht das Fenster und fragt sich, warum er dafür ebenfalls Wandfläche bezahlt. Ein gutes Rechnungsprogramm für Maler sollte deshalb die vereinbarten Abrechnungsregeln der VOB/C je Auftrag berücksichtigen können – und das Aufmaß so darstellen, dass sich die Rechnung später nachvollziehen lässt.

Bei VOB-Verträgen verlangt § 14 VOB/B außerdem, die Rechnung übersichtlich aufzustellen, „die Reihenfolge der Posten einzuhalten und die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden“ und die Mengenberechnungen beizufügen. Beim BGB-Werkvertrag fordert § 632a BGB für Abschlagszahlungen eine Aufstellung, die „eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss“. In beiden Fällen geht es letztlich um dasselbe praktische Problem: Das Aufmaß sollte zusammen mit den Positionsnummern des Angebots oder Leistungsverzeichnisses als nachvollziehbare Anlage zur Rechnung vorliegen. pds erstellt die Rechnung „aus Aufmaß, erfassten Leistungen und Aufträgen“, MaDaMe wirbt mit prüffähigen Rechnungen aus strukturiertem Aufmaß, und Chroma bietet für umfangreiche Aufmaße eine Tabellenansicht, die laut Hersteller die VOB-konforme elektronische Bauabrechnung unterstützt.

Fragen an die Software

• Landen die Mengen aus dem Aufmaß ohne Abtippen in den Rechnungspositionen?
• Lassen sich die Abrechnungsregeln der VOB/C je Auftrag einstellen?
• Geht das Aufmaß mit Positionsnummern als prüfbare Anlage mit der Rechnung raus?

Was Chroma und dashandwerk.net dazu angeben: Chroma übernimmt Aufmaßdaten nach Herstellerangabe automatisch in die Auftragsdokumente, bringt Formeln für die Übermessungsregeln nach VOB/C mit und erzeugt ein „direkt druckbares und prüfsicheres Aufmaßdokument“. dashandwerk.net erfasst Flächen, Kanten und Aussparungen mobil auf dem Tablet und kalkuliert daraus direkt das Angebot. Ob sich die Übermessungsregeln dort einstellen lassen und ob das Aufmaß als Anlage an die Rechnung gehängt wird, geht aus Interview und Website nicht hervor.

Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung

Bei einer Baustelle, die sich über mehrere Wochen oder Monate zieht, möchte natürlich niemand bis zur Abnahme auf sein Geld warten. Genau dafür gibt es die Abschlagsrechnung. Sie macht den Wert der bis zu diesem Zeitpunkt erbrachten Leistung abrechenbar. Nach § 16 VOB/B sind Abschlagszahlungen „in Höhe des Wertes der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen“ zu gewähren, und dieser Wert muss durch eine „prüfbare Aufstellung“ nachgewiesen werden. Bei einer VOB-Abschlagsrechnung wird also der aktuelle Leistungsstand über die einzelnen Positionen hinweg dargestellt und mit bereits erhaltenen Abschlagszahlungen verrechnet.

Ein pauschaler Abschlag ohne Aufmaß ist etwas anderes und kann beispielsweise bei einem vereinbarten Zahlungsplan für einen Privatkunden vorkommen. Die Teilschlussrechnung wiederum rechnet einen in sich abgeschlossenen Teil der Leistung nach einer Teilabnahme endgültig ab – etwa ein fertiggestelltes Treppenhaus. Die Schlussrechnung bringt schließlich den gesamten Auftrag zusammen, einschließlich Nachträgen, und berücksichtigt die bereits bezahlten Abschläge. Wichtig ist dabei die Begrifflichkeit: Manche Hersteller nennen die Teilschlussrechnung Teilrechnung, andere sprechen bei einer mengenbezogenen Abschlagsrechnung von einer Teilrechnung. Fragt deshalb im Zweifel konkret nach, was der Hersteller mit „Teilrechnung“ meint und ob diese später in der Schlussrechnung korrekt berücksichtigt wird.

Gerade beim Absetzen der Abschläge zeigt sich, ob ein Rechnungsprogramm wirklich für das Bau- und Malerhandwerk gemacht ist. Nach § 14 Abs. 5 UStG müssen in der Endrechnung „die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abgesetzt“ werden. Entscheidend ist also nicht nur, welche Abschläge gestellt wurden, sondern welche tatsächlich bezahlt wurden. Die jeweiligen Abschläge müssen zusammen mit dem darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrag gesondert in der Schlussrechnung erscheinen.

Die Software sollte deshalb zwischen gestellten und bezahlten Abschlagsrechnungen unterscheiden können. Bei den Herstellern finden sich unterschiedliche Ansätze. dashandwerk.net führt Abschläge und Teilrechnungen im Hauptauftrag als Minuspositionen, sodass der offene Rest automatisch zur Schlussrechnung wird. Die Software Das Programm beschreibt es so: „Alle folgenden kumulierten Rechnungen ziehen die vorherigen Rechnungen zum vorliegenden Auftrag automatisch ab.“ smarthandwerk wirbt mit der „automatischen Berücksichtigung bereits gestellter Zahlungen“. Bei einem vereinbarten Sicherheitseinbehalt kommt eine weitere Position hinzu. Die Software Das Programm kann diesen laut Hersteller inklusive Gewährleistungsdauer direkt aus Auftrag oder Rechnung anlegen.

Und damit ist die Sache noch nicht unbedingt erledigt. Gerade bei Hausverwaltungen und Generalunternehmern kommt es vor, dass eine Rechnung geprüft und gekürzt zurückkommt. Nach § 16 VOB/B werden Abschlagszahlungen „binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung“ fällig, die Schlusszahlung „spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung“. Wird die Schlusszahlung gekürzt und auf die Ausschlusswirkung hingewiesen, bleiben für den Vorbehalt 28 Tage. Innerhalb weiterer 28 Tage muss dieser mit einer prüfbaren Rechnung begründet werden, sonst können Nachforderungen ausgeschlossen sein.

Wird eine Kürzung akzeptiert, muss der Steuerberater sie entsprechend als Minderung verbuchen. Liegt der Fehler dagegen beim eigenen Betrieb, ist eine Korrekturrechnung erforderlich – mit einer neuen Rechnungsnummer, denn § 14 UStG verlangt eine fortlaufende und jeweils einmalig vergebene Rechnungsnummer. Und auch beim Skonto gilt: Ist Skonto nicht vereinbart, ist ein entsprechender Abzug des Auftraggebers nach VOB/B unzulässig.

Fragen an die Software

• Zeigt jede Abschlagsrechnung den kumulierten Leistungsstand?
• Setzt die Schlussrechnung die bezahlten Abschläge mit ihrer Umsatzsteuer gesondert ab, und unterscheidet die Software dabei gestellte und bezahlte Abschläge?
• Kennt das Mahnwesen die Fälligkeiten nach VOB/B und die Vorbehaltsfrist?
• Kennt die Rechnung Sicherheitseinbehalt und vereinbartes Skonto?
• Wie entsteht eine Korrekturrechnung unter neuer Nummer?

Was Chroma und dashandwerk.net dazu angeben: Chroma erstellt beliebig viele Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen und leitet diese über die „Rechnungsautomatik“ aus Angebot und Auftrag ab. Dazu kommen Offene-Posten-Liste, Rechnungsbuch und Mahnwesen. dashandwerk.net verrechnet Abschläge als Pauschale und Teilrechnungen nach Menge im Hauptauftrag, gleicht Zahlungseingänge über die Bankingschnittstelle ab und kann in drei Stufen manuell oder automatisiert bis zur Übergabe an ein Inkassobüro mahnen. Ob die Schlussrechnung dabei ausschließlich bezahlte Abschläge absetzt, ob Sicherheitseinbehalt und Skonto vorgesehen sind und wie Korrekturrechnungen genau erzeugt werden, geben beide Hersteller nicht an.

Nachträge und Regiearbeiten

Auf einer Baustelle bleibt es nicht immer bei dem, was ursprünglich beauftragt wurde. Bei VOB-Verträgen können Nachträge unter anderem entstehen, wenn der Auftraggeber eine zusätzliche, ursprünglich nicht vorgesehene Leistung verlangt (§ 2 Abs. 6 VOB/B), eine Änderung anordnet, die die Preisgrundlagen verändert (§ 2 Abs. 5), oder wenn sich die Menge einer Position um mehr als 10 Prozent gegenüber dem Vertrag verändert (§ 2 Abs. 3). In letzterem Fall ist auf Verlangen ein neuer Einheitspreis zu vereinbaren.

Bei zusätzlichen Leistungen muss der Anspruch angekündigt werden, bevor die Arbeiten beginnen. Idealerweise wird die Vergütung ebenfalls vorher vereinbart – auf Grundlage der Preisermittlung für die ursprüngliche vertragliche Leistung. In der Praxis bedeutet das: Ein sauber nummeriertes Nachtragsangebot mit den entsprechenden Einheitspreisen geht an den Auftraggeber und wird freigegeben, bevor die Kolonne mit der zusätzlichen Arbeit beginnt. Auf der späteren Rechnung müssen Nachträge „besonders kenntlich zu machen“ sein und auf Verlangen getrennt abgerechnet werden (§ 14 VOB/B). Sie gehören also nicht einfach irgendwo zwischen die ursprünglichen Positionen.

Bei Regiearbeiten sieht die Sache wieder etwas anders aus. Hier wird nach Arbeitszeit und Material abgerechnet. Bei VOB-Verträgen gilt das allerdings nur, wenn Regiearbeiten ausdrücklich vor ihrem Beginn vereinbart wurden (§ 2 Abs. 10 VOB/B). Die Stundenlohnzettel müssen nach § 15 VOB/B werktäglich oder wöchentlich eingereicht werden. Kommt die Bescheinigung des Auftraggebers nicht innerhalb von sechs Werktagen zurück, gelten sie als anerkannt.

Für den Betrieb bedeutet das vor allem: Der Weg vom Baustellenzettel bis zur Rechnung sollte möglichst lückenlos sein. Regiezettel – bei manchen Herstellern heißen sie Rapporte – werden direkt auf der Baustelle erfasst, vom Kunden oder Bauleiter digital unterschrieben oder mit einem nachvollziehbaren Einreichdatum versehen. Genau hier trennt sich ein reines Rechnungsprogramm von einer echten Handwerkersoftware. malistor nennt „Regie- und Rapportpositionen“, WinWorker bietet eine Rapportverwaltung, Plancraft erfasst zusätzliche Arbeiten über Regieberichte und MaDaMe nennt Regiezettel. pds übernimmt „Mehrmengen oder Nachträge“ aus dem Aufmaß in den Auftrag. Bei Chroma werden Nachträge laut Interview vollständig in die Abrechnung übernommen; über die Handwerker-App können Leistungen vor Ort vom Kunden digital unterschrieben werden.

Fragen an die Software

• Lässt sich aus dem laufenden Auftrag ein Nachtragsangebot mit den Preisen der Urkalkulation erzeugen und dessen Freigabe dokumentieren?
• Erscheint der Nachtrag als eigener Titel in der Schlussrechnung?
• Lassen sich Regiezettel mit Unterschrift oder Einreichdatum als Anlage an die Rechnung hängen?

Was Chroma und dashandwerk.net dazu angeben: Chroma kalkuliert Nachträge nach Herstellerangabe „differenziert, nachvollziehbar und formal korrekt“ und weist Abweichungen und Nachträge im Aufmaß separat aus. Leistungsnachweise können über die Handwerker-App direkt auf der Baustelle per Finger oder Stift unterschrieben und anschließend per Mail versendet werden. dashandwerk.net erfasst Zusatzleistungen mobil über einen Regiebericht, den der Kunde auf dem Tablet digital unterschreiben kann. Ein Nachtragsangebot direkt aus der ursprünglichen Urkalkulation beschreibt keiner der beiden Anbieter.

Malertexte aus dem Katalog

Ein Kunde sollte auf seiner Rechnung möglichst wiederfinden, was ihm ursprünglich angeboten wurde. Wenn im Angebot „Decke streichen“ steht, sollte auf dem späteren Beleg nachvollziehbar sein, was genau damit gemeint war. Das klingt banal, wird bei vielen Positionen und größeren Aufträgen aber schnell unübersichtlich.

Hier können branchenspezifische Leistungstexte helfen. Einige Programme bringen fertige Texte für das Malerhandwerk mit oder binden entsprechende Kataloge an. malistor nennt beispielsweise Leistungstexte von Brillux, Caparol, Sto und Remmers. TAIFUN greift auf die Malertexte der MeisterStammDaten GmbH zurück, WinWorker nennt die „malerstammdaten“ und MaDaMe bietet fertig kalkulierte Malertexte mit Zeitvorgaben. Fakt2026, Optimus, dashandwerk.net und STW-Master können über eine Schnittstelle auf ausschreiben.de zugreifen.

Bei den allgemeinen Rechnungsprogrammen, deren Maler- und Handwerker-Seiten wir geprüft haben, werden Malertexte aus Herstellerkatalogen oder entsprechende Kataloganbindungen dagegen nicht ausgewiesen. orgaMAX nennt eigene Positionsvorlagen für Malerarbeiten. Das ist der Stand unserer Prüfung im September 2026.

Fragen an die Software

• Bringt die Software Malertexte oder einen Katalogzugang mit?
• Landen dieselben Positionstexte mit denselben Nummern auf Angebot, Aufmaß und Rechnung?

Was Chroma und dashandwerk.net dazu angeben: Chroma bringt Kalkulationsbausteine für Innen- und Außenanstriche, Lackier-, Tapezier- und Fassadenarbeiten sowie Musterkalkulationen mit und greift auf standardisierte Leistungstexte zu. dashandwerk.net arbeitet mit dem eigenen Leistungsstamm oder über die Schnittstelle zu ausschreiben.de.

Arbeitskosten getrennt ausweisen für Privatkunden

Bei Privatkunden kommt noch ein Punkt hinzu, der mit der eigentlichen Kalkulation zunächst wenig zu tun hat: der Steuerabzug nach § 35a EStG. Privatkunden können 20 Prozent der Handwerkerleistung für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen von ihrer Einkommensteuer abziehen, maximal 1.200 Euro pro Jahr. Der Abzug „gilt nur für Arbeitskosten“. Außerdem muss der Kunde eine Rechnung erhalten haben und die Zahlung „auf das Konto des Erbringers der Leistung“ erfolgt sein.

Für den Malerbetrieb heißt das praktisch: Arbeitskosten und Material sollten auf der Rechnung getrennt ausgewiesen werden können. Idealerweise erledigt die Software das automatisch auf Basis der Kalkulation. Niemand möchte bei jeder Rechnung einzelne Positionen manuell auseinanderrechnen, nur damit der Kunde seinen Steuerabzug geltend machen kann.

Fragen an die Software

• Weist die Software die Arbeitskosten je Rechnung automatisch aus, mit dem Hinweis auf § 35a?

Was Chroma und dashandwerk.net dazu angeben: Dazu machen weder Chroma noch dashandwerk.net auf ihren Websites eine Angabe. Dieser Punkt sollte deshalb in der Testphase konkret abgefragt werden.

E-Rechnung: was seit 2025 gilt und ab wann ihr ausstellen müsst

Seit dem 1. Januar 2025 hat sich bei der E-Rechnung einiges verändert. Umsatzsteuerlich gilt nur noch eine Rechnung als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ein normales PDF, das ihr per E-Mail verschickt, ist also keine E-Rechnung. Zu den gängigen Formaten gehören die XRechnung von Bund und Ländern sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Wer bei den Details unsicher ist, findet beim Bundesfinanzministerium ein eigenes FAQ.

Empfangen können beziehungsweise müssen Unternehmen E-Rechnungen schon jetzt: Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen dazu in der Lage sein. Für den bloßen Empfang reicht laut Ministerium ein E-Mail-Postfach. Damit ihr eine eingehende E-Rechnung auch tatsächlich lesen und weiterverarbeiten könnt, braucht ihr allerdings die passende Software.

Ausstellen müsst ihr E-Rechnungen an unternehmerische Kunden nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen grundsätzlich noch alle Betriebe weiter Papierrechnungen verwenden; ein PDF ist möglich, wenn der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027. Danach wird die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich Pflicht. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Für Privatkunden ändert sich dadurch zunächst nichts. Die Rechnung für das Wohnzimmer, das ihr bei einer Familie gestrichen habt, kann weiterhin auf Papier oder als PDF verschickt werden. Etwas genauer hinschauen solltet ihr allerdings bei Vermietern: Wer Wohnungen vermietet, gilt umsatzsteuerlich als Unternehmer, auch wenn keine Umsatzsteuer auf die Miete erhoben wird. Sobald die Übergangsfrist abgelaufen ist, kann deshalb auch bei solchen Auftraggebern die E-Rechnungspflicht greifen.

Bei öffentlichen Auftraggebern ist die elektronische Rechnung schon länger ein Thema. Für den Bund schreibt die E-Rechnungsverordnung seit November 2020 grundsätzlich die XRechnung vor, erlaubt aber auch ein anderes Format nach der europäischen Norm. Direktaufträge bis 1.000 Euro sind ausgenommen. Bei Ländern und Kommunen können eigene Vorgaben gelten.

Welches Format verlangt wird und welche Leitweg-ID auf die Rechnung gehört, solltet ihr deshalb beim jeweiligen Auftraggeber erfragen. Die Leitweg-ID dient der Zuordnung der Rechnung bei einer Behörde; bei Rechnungen zwischen Unternehmen ist sie laut Ministerium nicht erforderlich.

Die XRechnung hat außerdem einen kleinen Haken: Sie besteht ausschließlich aus einem XML-Datensatz. Eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht gibt es nicht. Wenn eure Software eine eingehende XRechnung nicht darstellen kann, könnt ihr sie deshalb nicht einfach wie eine normale PDF öffnen. mexXsoft bietet dafür einen kostenlosen Viewer an. Das Programm, STREIT, ToolTime und pds können eingehende E-Rechnungen nach Herstellerangabe einlesen, TAIFUN unterstützt den Import im ZUGFeRD-Format.

Fragen an die Software

• Erzeugt die Software Ausgangsrechnungen als XRechnung und als ZUGFeRD, auch als kumulierte Schlussrechnung mit abgesetzten Abschlägen?
• Hinterlegt sie die Leitweg-ID je Behörde?
• Liest sie eingehende E-Rechnungen ein?
• Archiviert sie beides GoBD-konform?

Was Chroma und dashandwerk.net dazu angeben: Chroma gibt Rechnungen als ZUGFeRD und XRechnung aus und ist nach Herstellerangabe GoBD-zertifiziert. Zum Einlesen eingehender E-Rechnungen und zur Leitweg-ID macht die Website keine Angabe. dashandwerk.net erstellt jede Rechnung im ZUGFeRD-Standard, liest eingehende ZUGFeRD- und XRechnungen direkt aus dem XML aus und archiviert nach eigener Angabe revisionssicher in deutschen Rechenzentren. Eine XRechnung als Ausgangsformat und die Leitweg-ID nennt der Hersteller nicht. Welche Formate die übrigen Programme unterstützen, steht in den Kurzvorstellungen weiter unten.

Was bei unternehmerischen Auftraggebern dazukommt

Sobald ihr nicht für einen privaten Eigentümer, sondern für ein Unternehmen arbeitet, können weitere Besonderheiten dazukommen. Zwei Themen sind für Malerbetriebe besonders wichtig: die Umsatzsteuer nach § 13b UStG und die Bauabzugsteuer. Während § 13b nur in bestimmten Fällen greift, kann die Bauabzugsteuer bei unternehmerischen Auftraggebern und der öffentlichen Hand relevant werden.

Die Software sollte solche Fälle nicht nur irgendwie abbilden, sondern sauber unterscheiden können. Für § 13b braucht ihr eine passende Rechnungsart. Bei der Bauabzugsteuer müssen unter anderem Nummer und Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung auf der Rechnung berücksichtigt und der entsprechende Einbehalt richtig verbucht werden.

Umsatzsteuer nach § 13b

Malerarbeiten an Gebäuden gehören zu den Bauleistungen, wenn sie der Instandsetzung, Instandhaltung oder Änderung von Bauwerken dienen. Arbeitet ihr für einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt – etwa einen Generalunternehmer oder einen anderen Handwerksbetrieb mit entsprechender Bescheinigung seines Finanzamts –, kann die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger übergehen.

Streicht ihr dagegen beispielsweise das Büro eines Steuerberaters, bleibt es bei der normalen Rechnung mit Umsatzsteuer. Im § 13b-Fall weist eure Rechnung keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss sie nach § 14a UStG den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten. pds führt dafür beispielsweise eine eigene „Rechnung nach § 13b“.

Fragen an die Software

• Gibt es eine Rechnungsart ohne Steuerausweis mit dem Pflichthinweis?
• Übergibt die Software diese Rechnungen korrekt an den Steuerberater?

Was Chroma und dashandwerk.net dazu angeben: Weder Chroma noch dashandwerk.net weisen auf ihren Websites eine eigene Rechnungsart nach § 13b aus. pds nennt diese ausdrücklich in seiner Kurzvorstellung. Beide Anbieter übergeben Rechnungen per DATEV-Schnittstelle.

Bauabzugsteuer

Die Bauabzugsteuer ist ein Thema, das im Alltag schnell übersehen werden kann – und dann auf dem Konto spürbar wird. Nach § 48 EStG muss ein unternehmerischer Auftraggeber, dazu gehört auch die öffentliche Hand, grundsätzlich 15 Prozent des Rechnungsbetrags einer Bauleistung einbehalten und für euch an das Finanzamt abführen. Ihr könnt den Betrag später anrechnen lassen, aber zunächst fehlen diese 15 Prozent beim Zahlungseingang.

Eine Ausnahme gibt es, wenn ihr eine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegt. Außerdem greift die Pflicht nicht, wenn die Zahlungen dieses Auftraggebers im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigen. Für Auftraggeber, die ausschließlich steuerfreie Vermietungsleistungen erbringen, liegt die Grenze bei 15.000 Euro. Wer nicht mehr als zwei Wohnungen vermietet, muss für diese Wohnungen überhaupt nichts einbehalten.

Für die Praxis bedeutet das: Die Freistellungsbescheinigung sollte beim Auftrag hinterlegt sein und mit Nummer und Gültigkeit auf den entsprechenden Rechnungen an Wohnungsunternehmen, Bauträger oder Generalunternehmer erscheinen. Läuft die Bescheinigung ab und niemand bemerkt es, können beim nächsten Zahlungseingang plötzlich 15 Prozent fehlen.

Fragen an die Software

• Verwaltet die Software die Freistellungsbescheinigung mit Ablaufdatum?
• Druckt sie Nummer und Gültigkeit auf die Rechnung?
• Lässt sich ein Einbehalt in der Offene-Posten-Verwaltung als Bauabzugsteuer verbuchen, statt als offener Rest angemahnt zu werden?

Was Chroma und dashandwerk.net dazu angeben: Dazu machen weder Chroma noch dashandwerk.net auf ihren Websites eine Angabe. Dieser Punkt sollte deshalb in der Testphase konkret geprüft werden.

Allgemeines Rechnungsprogramm oder Malersoftware?

Wer nach einem „Rechnungsprogramm für Maler“ sucht, landet schnell bei zwei sehr unterschiedlichen Arten von Software. Auf der einen Seite stehen allgemeine Rechnungsprogramme wie Lexware Office, sevdesk, orgaMAX, EasyFirma oder SuccessControl. Sie richten sich an viele Branchen und haben teilweise eigene Seiten für Handwerker oder Maler. Auf der anderen Seite steht spezialisierte Malersoftware. Dort ist die Rechnung nicht der eigentliche Mittelpunkt, sondern ein Teil der gesamten Auftragsabwicklung: Aufmaß, Angebot, Auftrag, Zeiterfassung, Nachträge und schließlich die Abrechnung hängen zusammen.

Welche Variante besser passt, hängt deshalb weniger vom Wort „Maler“ in der Produktbeschreibung ab als von euren Aufträgen. Ein Betrieb, der fast ausschließlich kleinere Privatkunden bedient, braucht andere Funktionen als ein Maler, der regelmäßig für Hausverwaltungen, Generalunternehmer oder die öffentliche Hand arbeitet.

Unsere Einordnung: Wer regelmäßig für unternehmerische oder öffentliche Auftraggeber arbeitet, spart mit einem allgemeinen Rechnungsprogramm am falschen Ende. Die Rechnung ist dann nämlich nicht einfach ein Dokument, das am Schluss erstellt wird. Sie ist das Ergebnis aus Aufmaß, Leistungsverzeichnis, Zeiterfassung, Nachträgen und Auftrag. Wer dagegen fast ausschließlich Privatkunden bedient, kann mit einem schlanken Rechnungsprogramm gut zurechtkommen – sofern Aufmaß, Abschläge und der getrennte Ausweis der Arbeitskosten damit sauber abbildbar sind.

Auftragsabwicklung: vom Angebot zur Rechnung in einem Programm

Die Rechnung ist eigentlich nur der letzte Schritt einer viel längeren Geschichte. Wer nach einem Auftragsprogramm für Maler sucht oder wissen möchte, welche Software bei der Auftragsabwicklung hilft, meint deshalb im Grunde dieselbe Kette – nur von der anderen Seite betrachtet: Aus den Mengen des Aufmaßes entsteht das Angebot. Aus dem beauftragten Angebot wird der Auftrag. Nachträge kommen hinzu, Zeiten und Material werden gebucht, und aus all diesen Informationen entsteht am Ende die Rechnung.

Der entscheidende Punkt ist, was zwischen diesen einzelnen Schritten passiert. Werden die Daten wirklich weitergegeben oder müsst ihr sie jedes Mal neu eingeben? Gerade bei größeren Aufträgen kann dieser Unterschied enorm sein.

Am Ende landet die Rechnung beim Steuerberater. Auch bei der viel beworbenen „DATEV-Schnittstelle“ lohnt sich deshalb ein genauer Blick. Bei einem Hersteller kann damit der Export einer CSV-Datei gemeint sein, beim nächsten die direkte Anbindung an DATEV Unternehmen Online und bei einem weiteren ein Export zusammen mit den PDF-Belegen. Fragt euren Steuerberater vor dem Kauf, welche Übergabe er tatsächlich benötigt. Dann wisst ihr auch, was ihr unter „DATEV-Schnittstelle“ in der jeweiligen Software verstehen müsst.

Die Anbieter im Detail

Die folgende Übersicht ist alphabetisch aufgebaut und konzentriert sich ausschließlich auf die Rechnungsstellung. Bei Chroma und dashandwerk.net haben wir Interview und Hersteller-Website ausgewertet, bei den übrigen Programmen die jeweiligen Herstellerseiten; bei Faktura zusätzlich die Shopseite. Stand der Recherche ist September 2026.

Bei jedem Programm schauen wir darauf, welche Rechnungsarten der Hersteller nennt, welche E-Rechnungsformate angegeben werden und was auf dem Weg vom Aufmaß bis zur fertigen Rechnung auffällt. Wenn eine Information auf der Website nicht zu finden war, schreiben wir das ausdrücklich dazu. Das bedeutet nicht automatisch, dass die Funktion fehlt – nur, dass wir sie anhand der verfügbaren Angaben nicht belegen konnten.

Betriebsart, Module und Preise stehen, soweit die Hersteller diese Angaben veröffentlichen, auf unserer Startseite. Die Liste orientiert sich im Wesentlichen an den dort aufgeführten Anbietern. Software ohne eigene Rechnungsstellung haben wir weggelassen. Weitere Malersoftware, die uns während der Recherche begegnet ist, wurde nicht zusätzlich geprüft.

blue:solution tophandwerk

tophandwerk stammt von der blue:solution software GmbH. Etwas verwirrend ist der aktuelle Stand der Produktseiten: Die Modulseite von tophandwerk leitet inzwischen auf smarthandwerk.de weiter. Dort werden unter anderem das Modul „Abschlags- und Schlussrechnung“, Offene-Posten- und Mahnwesen sowie eine GAEB-Schnittstelle beschrieben.

Eine eigene, aktuelle tophandwerk-Produktseite, auf der Rechnungsarten, E-Rechnungsformat und Aufmaß konkret beschrieben werden, haben wir nicht gefunden. Wer sich für die Software interessiert, sollte deshalb beim Hersteller klären, welches Produkt beziehungsweise welche Produktversion aktuell angeboten wird.

C.A.T.S.-WARICUM

C.A.T.S.-WARICUM von C.A.T.S.-Soft richtet sich ausdrücklich an Maler und Stuckateure. Der Hersteller beschreibt damit den kompletten Weg „vom Aufmaß über das Angebot, die Farbberatung, die Baustellensteuerung, die Zeiterfassung, die Abrechnung, die Nachkalkulation“.

Eine Besonderheit auf dem Weg zur Rechnung ist das BILDaufmaß. Dabei werden aus Fotos die relevanten Maße für das Aufmaß gewonnen; Türen und Fenster sollen automatisch berücksichtigt werden. Welche konkreten Rechnungsarten unterstützt werden und welches E-Rechnungsformat ausgegeben wird, ist auf der Website nicht ausgewiesen. Zur E-Rechnung gibt es ein eigenes Webinar.

Chroma

Chroma von Sander & Doll hat die Rechnungsstellung als eigenes Modul aufgebaut. Dazu gehören OP-Listen und Rechnungsbücher. Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen lassen sich laut Hersteller in beliebiger Zahl erstellen. Angebote und Aufträge können in Rechnungen überführt werden, wobei Leistungen, Material und Nachträge übernommen werden. Bei der E-Rechnung stehen ZUGFeRD und XRechnung zur Verfügung.

Interessant ist Chroma auch bei wiederkehrenden Aufträgen: Für Wartungs- und Pflegeleistungen gibt es automatische Abrechnungszyklen. Dazu kommen DATEV-Schnittstelle, Forderungsmanagement und Mahnwesen.

Bevor überhaupt eine Rechnung entsteht, kommt das Aufmaß. Bei Chroma kann dieses über eine App mit Lasermessgerät, aus einem Grundriss, als fotobasiertes Fassadenaufmaß oder über eine Schnelleingabe erfolgen. Größere Aufmaße lassen sich in einer Tabellenansicht strukturieren. Diese unterstützt laut Hersteller die formellen Anforderungen der VOB-konformen elektronischen Bauabrechnung; das Übermessen nach VOB kann eingestellt werden.

Auch Leistungsverzeichnisse lassen sich über GAEB in allen Austauschphasen ein- und auslesen. Über die Handwerker-App werden außerdem Arbeitszeiten und Materialverbrauch direkt auftragsbezogen erfasst. Leistungsnachweise können vor Ort vom Kunden unterschrieben werden. Damit bleiben die Informationen von der Baustelle bis zur späteren Abrechnung erhalten.

Das Programm

Die Software Das Programm setzt auf einen möglichst kurzen Weg zur Rechnung: Sie soll sich „mit 1 Klick aus Aufträgen, Angeboten, Arbeitsberichten oder Bautagebüchern“ erstellen lassen. Bei kumulierten Rechnungen werden die vorherigen Rechnungen desselben Auftrags automatisch abgezogen. Die Begriffe Abschlags- und Schlussrechnung verwendet die Seite allerdings nicht ausdrücklich.

Ein Sicherheitseinbehalt lässt sich mit Höhe und Gewährleistungsdauer direkt aus Auftrag oder Rechnung anlegen. Ausgangsrechnungen können als XRechnung verschickt werden oder als PDF mit automatisch eingebetteter ZUGFeRD-Datei. Eingehende E-Rechnungen lassen sich importieren und für die Buchhaltung beziehungsweise den DATEV-Export vorbereiten. Angebote entstehen direkt aus dem Aufmaß.

dashandwerk.net

dashandwerk.net stellt den Auftrag in den Mittelpunkt der Abrechnung. Schon beim ersten Kundenkontakt wird ein Auftrag angelegt. Darin sammeln sich nach und nach Zeiten, Bilder, Material und Positionen – inklusive Einkaufs- und Verkaufspreis. Wenn der Auftrag fertig ist, wird daraus die Rechnung und anschließend der offene Posten.

Beim Angebot kann zwischen Festpreis und Abrechnung nach Aufwand unterschieden werden. Bei der Variante nach Aufwand kommen die erfassten Zeiten aus der Zeiterfassung direkt in den Auftrag, aus dem später die Rechnung erstellt wird. Abschlagsrechnungen werden als Pauschalen behandelt, Teilrechnungen rechnen nach Menge ab. Beide werden im Hauptauftrag als Minuspositionen berücksichtigt; der verbleibende Betrag wird zur Schlussrechnung. Auch Sammelrechnungen über mehrere Aufträge sind möglich.

Jede Rechnung wird im ZUGFeRD-Standard erstellt und parallel über die DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater übergeben. Zahlungseingänge können über die Bankingschnittstelle abgeglichen werden. Beim Mahnwesen stehen drei manuelle Stufen zur Verfügung; alternativ kann der Prozess bis zur Übergabe an ein Inkassobüro automatisiert werden.

Beim Aufmaß unterstützt dashandwerk.net unter anderem ein Leica-Lasermessgerät sowie hinterlegte Formeln. Leistungstexte kommen aus dem eigenen Stamm oder über ausschreiben.de, Leistungsverzeichnisse lassen sich per GAEB importieren.

Fakt2026

Fakt2026 bündelt die Rechnungen eines Projekts in einer Mappe – laut Hersteller „beginnend mit der ersten Abschlagsrechnung bis hin zur Schlussrechnung“. E-Rechnungen können erstellt und archiviert werden; als Format nennt die Seite ZUGFeRD. Dazu kommen offene Posten und automatisierte Mahnungen.

Das Aufmaß kann beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen direkt abgerufen werden. Über die Schnittstelle zu ausschreiben.de stehen laut Hersteller mehr als eine Million Leistungstexte zur Verfügung. GAEB-Import ist als Zusatzfunktion erhältlich, der DATEV-Export gehört zur Premiumfunktion.

Faktura

Faktura wird unter anderem über Shops wie scoutsystems.info vertrieben und kann optional mit einem Buchhaltungsmodul ausgestattet werden. Einen Hersteller nennt die Produktseite nicht. Aufgeführt werden Rechnungen, Mahnungen, Korrekturrechnungen, Aborechnungen und Abschläge. Dazu kommen ein Ampelsystem für den Zahlstatus sowie eine Objekt- und Baustellenverwaltung.

Als zubuchbare E-Rechnungsformate nennt die Shopseite ZUGFeRD und XRechnung. Ein speziell auf das Malerhandwerk zugeschnittenes Aufmaß oder Leistungskataloge sind dort nicht ausgewiesen.

HERO

Bei HERO wird die Rechnung aus dem bereits vorhandenen Aufmaß und Leistungsverzeichnis aufgebaut. Nach Auswahl des Kunden können die entsprechenden Positionen übernommen werden. Als E-Rechnung stehen XRechnung und ZUGFeRD zur Verfügung.

Die Herstellerseite nennt kumulierte Rechnungen und eine „Abschlussrechnung“. Abschlags- und Teilrechnung werden dort allerdings nicht als eigene Rechnungsarten bezeichnet. Beim Mahnwesen können bis zu sechs Stufen eingerichtet werden: drei Zahlungserinnerungen und drei Mahnungen, jeweils mit eigenen Fristen und Texten. Buchhaltungsdaten lassen sich per DATEV-Export an den Steuerberater übergeben, Leistungsverzeichnisse kommen über GAEB.

MaDaMe

MaDaMe ist speziell für Malerbetriebe entwickelt. Bei der Rechnungsstellung spricht der Hersteller von „prüffähigen“ Rechnungen mit „pfiffig strukturiertem Aufmaß“. Abschlagsrechnungen lassen sich „auf Knopfdruck, auch kumuliert“ erstellen. Nach eigener Angabe erfüllt die Software die Anforderungen von VOB, BGB, GoBD und E-Rechnung.

Fertig kalkulierte Malertexte mit Zeitvorgaben gehören ohne Aufpreis dazu. Auch Mahnwesen und Regiezettel sind enthalten. GAEB-Schnittstelle, X-Rechnung und mobiles Aufmaß können optional ergänzt werden. DATEV Unternehmen Online wird unterstützt.

malistor

malistor ist konsequent auf das Malerhandwerk ausgerichtet. Der Hersteller beschreibt Angebot, Aufmaß, Teil- und Schlussrechnung sowie Kalkulation als auf das Malerhandwerk abgestimmt. Hinzu kommen Regie- und Rapportpositionen sowie eine Offene-Posten-Verwaltung.

Bei den Leistungstexten ist malistor besonders breit aufgestellt: Texte von Farbenherstellern wie Brillux, Caparol, Sto und Remmers sind direkt angebunden. Für die E-Rechnung gibt es eine eigene Informationsseite, auf der der Hersteller die Bereitschaft der Software für das Thema bestätigt. Welches konkrete E-Rechnungsformat ausgegeben wird, wird dort allerdings nicht genannt. Aufmaß und Zeiterfassung können mobil über die Baustellen-App erfolgen.

mexXsoft X2

mexXsoft X2 deckt bei der Abrechnung Fakturierung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen ab. Dazu kommen eine OP-Liste je Adresse, automatisierte Rechnungen für wiederkehrende Leistungen und die Möglichkeit, einzelne Teilleistungen abzurechnen.

Leistungsverzeichnisse lassen sich über GAEB in den gängigen Versionen ein- und ausgeben, Aufmaßdaten ebenfalls im GAEB-Format. Bei der E-Rechnung nennt mexXsoft sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung und stellt außerdem einen kostenlosen Viewer bereit, mit dem sich XRechnungen öffnen und prüfen lassen. Die Begriffe Abschlags- und Schlussrechnung tauchen in der Leistungsübersicht allerdings nicht ausdrücklich auf.

Optimus

Optimus von RPS Software nennt Angebote, Bestätigungen und Rechnungen inklusive Abschlags- und Teilrechnungen. Rechnungen können anhand des Aufmaßes erstellt werden. Dazu kommen ein vierstufiges Mahnwesen und der Versand der Rechnungen als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format.

Bei den Schnittstellen nennt der Hersteller unter anderem GAEB und ausschreiben.de sowie die Handwerkerportale Mareon und immo-office. Der DATEV-Export kann inklusive PDF-Belegen erfolgen.

pds

pds unterscheidet bei der Abrechnung von Malerarbeiten fünf Rechnungsarten: Rechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung, Abschlagsrechnung und Rechnung nach § 13b. Laut Hersteller sind diese GoBD- und VOB-konform.

Als Grundlage dienen Aufmaß, erfasste Leistungen und Aufträge. Mehrmengen und Nachträge können aus dem Aufmaß in den Auftrag übernommen werden, geleistete Anzahlungen werden bei der Abrechnung automatisch abgezogen. E-Rechnungen können gesendet und empfangen werden; ein konkretes Format nennt die Malerseite nicht. Die Belege lassen sich entweder im integrierten Finanzwesen verarbeiten oder per DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater übergeben.

Plancraft

Plancraft nennt in seiner Funktionsübersicht „Pauschale & kumulative Abschläge“. E-Rechnungen können nach eigener Angabe „rechtssicher und einfach“ erstellt werden; ein konkretes Format nennt die Seite nicht.

Zusätzliche Arbeiten lassen sich über Regieberichte dokumentieren, das Mahnwesen läuft automatisiert. Rechnungsdaten können per DATEV-Export an das Steuerbüro übergeben werden, Leistungsverzeichnisse kommen über GAEB. Wie genau der Weg vom Aufmaß bis zur Rechnung aussieht, wird auf der geprüften Seite nicht beschrieben.

Sage 50 Handwerk

Sage 50 Handwerk unterstützt Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen. Allerdings sind Teil- und Schlussrechnungen erst ab einer Paketstufe oberhalb des Einstiegspakets enthalten.

Bei den E-Rechnungen nennt der Hersteller ZUGFeRD 2.1 und XRechnung. Positionsaufmaße können direkt im Angebot erfasst werden. Über GAEB lassen sich Ausschreibungen bearbeiten. Für Regiearbeiten gibt es ein Regiezentrum, das als optionale Erweiterung angeboten wird.

smarthandwerk

smarthandwerk beschreibt die Rechnungsstellung für Maler vergleichsweise ausführlich. Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen entstehen direkt aus dem Angebot. Bereits gestellte Zahlungen werden laut Hersteller automatisch berücksichtigt; die Abrechnung soll VOB- und GoBD-konform sein.

Das Aufmaß wird einmal im Aufmaß-Center erfasst und kann anschließend für Kalkulation, Angebot und Rechnung genutzt werden. Für offene Posten und Mahnwesen gibt es das OP-Center. Zur E-Rechnung nach EN 16931 existiert eine eigene Erklärseite, ein konkretes Ausgangsformat wird dort allerdings nicht genannt. Leistungsverzeichnisse lassen sich über GAEB einlesen.

STREIT

STREIT nennt für die Rechnungsstellung unter anderem Teilrechnungen, Gutschriften, Skonto, Preisaufschläge und Mahnwesen. E-Rechnungen können laut Hersteller digital per ZUGFeRD und XRechnung erstellt werden; auch der Empfang von E-Rechnungen ist vorgesehen.

Leistungsverzeichnisse kommen über GAEB. Auf der Malerseite werden mehrere Möglichkeiten für das Aufmaß genannt. Eine eigene Abschlagsrechnung wird dort allerdings nicht ausdrücklich als Rechnungsart aufgeführt.

STW-Master

STW-Master stellt die Abschlagsrechnung besonders heraus. Laut Hersteller sind sowohl vollständig aufgeführte Abschlagsrechnungen als auch einfache Pauschalzahlungen möglich. Rechnungen lassen sich als XRechnung exportieren, ZUGFeRD wird nach Herstellerangabe ab Version 2.0 unterstützt.

Dazu kommen Mahnwesen sowie Schnittstellen zu GAEB und ausschreiben.de. Der Hersteller betont, dass keine Zusatzmodule notwendig sind. Das mobile Aufmaß wird separat angeboten.

Swoppen

Swoppen wirbt im Malerbereich mit automatisierter Kalkulation und Rechnungserstellung. Das Verkaufsmodul umfasst Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Kundenkonten.

Welche konkreten Rechnungsarten unterstützt werden, welches E-Rechnungsformat zum Einsatz kommt und wie das Aufmaß eingebunden wird, ist auf der Malersoftware-Seite allerdings nicht ausgewiesen. Stand September 2026.

TAIFUN

TAIFUN Handwerk will laut Hersteller sämtliche administrativen Aufgaben „vom Angebot bis zur Rechnungserstellung“ abdecken. In der Kundenhistorie lässt sich unter anderem nachvollziehen, ob eine Abschlagsrechnung bezahlt wurde und ob die Schlussrechnung bereits geschrieben ist. Offene Posten und Zahlungen laufen im Info-Center zusammen.

Eingangsrechnungen können im ZUGFeRD-Format importiert werden. GAEB und ÖNORM werden ein- und ausgegeben, Buchungsdaten lassen sich per DATEV übergeben. Für Malerbetriebe gibt es außerdem Malertexte der MeisterStammDaten GmbH sowie Plan- und 3D-Fotoaufmaß. Welches Format TAIFUN selbst für Ausgangs-E-Rechnungen verwendet, wird auf der Produktseite nicht ausgewiesen.

ToolTime

Bei ToolTime gehören Abschlags- und Teilrechnungen zum Funktionsumfang. Ausgangsrechnungen können als ZUGFeRD und XRechnung erstellt werden. Eingehende E-Rechnungen lassen sich als Ausgaben ablegen.

Zahlungsabgleich und erweitertes Mahnwesen laufen über den Zahlungsdienst des Herstellers. Das mobile Aufmaß kann in das Angebot übernommen werden. Rechnungsdaten gehen per DATEV-Schnittstelle an die Steuerberatung. Wenn ein Leistungsverzeichnis vorhanden ist, können GAEB-Dateien mit Bauherren und Architekten ausgetauscht werden.

WinWorker

WinWorker beschreibt den Ablauf als „Angebot, Auftrag, Abschlags- und Schlussrechnung in einem Fluss“. Rechnungen können mit Vorlagen und Aufmaß direkt als E-Rechnung ausgegeben werden. Die XRechnung wird vom Hersteller auf einer eigenen Seite für die öffentliche Hand belegt; ob auch ZUGFeRD ausgegeben wird, ist auf der Malerseite nicht angegeben.

Für das Malerhandwerk stehen die vorgefertigten malerstammdaten mit Leistungstexten und Materialinformationen zur Verfügung. Regiearbeiten lassen sich über die Rapportverwaltung erfassen. Dazu kommen GAEB-Schnittstelle und eine nach Herstellerangabe GoBD-konforme Archivierung.

Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm für Maler

Was ist der Unterschied zwischen Abrechnungsprogramm und Rechnungsprogramm?

Im Malerhandwerk werden die beiden Begriffe häufig durcheinander verwendet. Wir unterscheiden sie hier vor allem nach dem Blickwinkel: Bei einem „Abrechnungsprogramm“ geht es stärker um den gesamten Weg vom Aufmaß über Leistungsstand und kumulierte Abschläge bis zur Schlussrechnung. Ein „Rechnungsprogramm“ klingt dagegen zunächst nach dem eigentlichen Beleg am Ende.

Wer nach einem Abrechnungsprogramm sucht, hat deshalb meist Baustellen im Kopf, bei denen über einen Auftrag mehrere Rechnungen entstehen. Besonders wichtig ist dann, dass die Schlussrechnung die bereits bezahlten Abschläge inklusive Umsatzsteuer korrekt und getrennt berücksichtigt.

Gibt es einen Testsieger unter den Rechnungsprogrammen für Handwerker?

Auf ihren Maler- oder Rechnungsseiten führen sevdesk, Sage und HERO jeweils ein Testsieger-Siegel. HERO nennt dabei konkret den Test des Vergleichsportals trusted, bei dem HERO unter neun Handwerkersoftware-Lösungen für kleine und mittlere Betriebe als Testsieger hervorgegangen ist. sevdesk und Sage nennen auf den geprüften Seiten keinen konkreten Test. Ob bei diesen Tests beispielsweise Aufmaß, Abschlagsverrechnung, GAEB oder XRechnung eine Rolle gespielt haben, geht bei keinem der drei Anbieter hervor. Stand September 2026.

Ein Testsieger-Siegel sagt deshalb für euren konkreten Betrieb nur begrenzt etwas aus. Sinnvoller ist es, die Fragen aus den Abschnitten zur Malerrechnung, zur E-Rechnung und zu unternehmerischen Auftraggebern direkt an eurem eigenen Auftrag durchzuspielen, bevor ihr euch für eine Software entscheidet.

Fazit

Welches Rechnungsprogramm für einen Malerbetrieb sinnvoll ist, hängt vor allem davon ab, für wen ihr arbeitet. Wer regelmäßig Hausverwaltungen oder Generalunternehmer als Kunden hat oder als Subunternehmer arbeitet, braucht mehr als eine Software, die eine einfache Rechnung ausspuckt. Aufmaß, Nachträge und kumulierte Abrechnung sollten zusammenpassen. Bei Ausschreibungen kommt das Leistungsverzeichnis über GAEB dazu, bei unternehmerischen Auftraggebern die E-Rechnung, bei der öffentlichen Hand unter Umständen die XRechnung mit Leitweg-ID und bei Generalunternehmern oder anderen Bauleistenden die Rechnung nach § 13b.

Schaut deshalb nicht nur darauf, was die Software heute kann. Entscheidet euch möglichst nach den Auftraggebern, mit denen ihr in zwei oder drei Jahren arbeiten wollt. Und gerade bei einem späteren Softwarewechsel lohnt sich eine Frage, die oft vergessen wird: Wie lassen sich eure Stammdaten, Leistungstexte und bestehenden Kalkulationen in die neue Software übernehmen?

Auf unserer Startseite findet ihr alle Anbieter mit Funktionen, Schnittstellen und Preisangaben, soweit die Hersteller diese veröffentlichen: Malersoftware im Vergleich. Wenn ihr herausfinden möchtet, welche Malersoftware zu eurem Betrieb passt, könnt ihr außerdem im Schnell-Check vier Fragen beantworten und bekommt anschließend einen Vorschlag, mit dem ihr gezielt in die Testphase starten könnt.