Craftboxx als Malersoftware für euren Betrieb? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Craftboxx

Wir haben die Anbieter1 GmbH über ihre Maler Software ausgefragt.

Die Antworten von Craftboxx sind in orange markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Malersoftware in 3 Sätzen.

Craftboxx ist die digitale Einsatzplanung für Handwerksbetriebe. Die Software vereinfacht die Planung im Büro und den Einsatz vor Ort. Weitere Schwerpunkte bilden die Zeiterfassung und die Dokumentation.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Sehr einfache Bedienung, intuitive Benutzeroberfläche, Top Preis-Leistungs-Verhältnis, kostenloser Support, digitale Plantafel inklusive und ohne Aufpreis, kostenlose offene API.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Der Fokus von Craftboxx liegt auf der Einsatzplanung. Rechnungserstellung und Buchhaltung sind nicht Bestandteil der Kernsoftware. Über Schnittstellen zu Lösungen wie Lexware Office, sevdesk, bexio oder auch Sage active kommen Betriebe allerdings günstig an ein entsprechendes Setup.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Craftboxx ist eine reine Web-Anwendung als Cloud-Lösung. Auf dem Desktop bedienbar über den Browser. Mobil im Einsatz per App.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Betriebe können die Craftboxx sowohl auf dem Smartphone als auch auf Tablets nutzen.

Entweder über den Browser. So können Benutzer alle Funktionen in vollem Umfang nutzen. Oder über die App. Darin können Nutzer ihre Aufträge verwalten, ihre Arbeit dokumentieren, ihre Arbeitszeiten erfassen und eine Abnahme vornehmen. Vor allem die Plantafel ist so angelegt, dass sie vor allem im Büro bzw. über den Browser bedient werden sollte.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Es können mehrere Nutzer mit mehreren Geräten gemeinsam in der Craftboxx arbeiten. Zu beachten ist, dass die entsprechenden Mitarbeitenden im Team über eine eigene Lizenz verfügen sollten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

• Aktuelle Version eines gängigen Browsers
  (z. B. Chrome, Firefox, Edge, Safari)
• Smartphone mit Android (ab Version 10)
  oder iPhone mit iOS (ab Version 14)
• für optimale Ergebnisse: bestehende Internetverbindung

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Die Software arbeitet auch im Offline-Modus. Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald das Internet wieder verfügbar ist.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Regelmäßige automatische Updates und Updates über die App Stores.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Craftboxx sichert die Daten von Kunden intern. Es gibt jedoch keine Backup-Richtlinie und von Kunden gelöschte Daten können derzeit nicht wiederhergestellt werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Craftboxx respektiert die Privatsphäre von Kunden und hält die Datenschutzbestimmungen der Europäischen Union und Deutschlands ein. Der Anbieter folgt den best practices der Branche, um die Daten von Kunden zu schützen.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Buchhaltung

• Lexware Office
• sevdesk
• bexio
• Sage active

Kalender

• Google Calendar
• Apple Calendar
• Outlook Calendar

Excel/CSV

Webhook

Eine automatisierte Möglichkeit, Echtzeitdaten zwischen Anwendungen
auszutauschen.

offene API

Offene Programmierschnittstelle für Entwickler und IT-Abteilungen.

Vorteile der Schnittstellen-Optionen von Craftboxx:

Craftboxx richtet sich mit einem einfach verständlichen schlanken Set-up an Betriebe, die direkt loslegen wollen. Der Funktionsumfang orientiert sich am echten Bedarf von Handwerkern.

Davon profitieren zum einen Handwerksbetriebe, die zunächst ihre Einsatzplanung digitalisieren wollen. Zum anderen profitieren Firmen, die bereits ihre Buchhaltung auf eine digitale Lösung umgestellt haben.

Gut zu wissen: Wer Craftboxx mit einer digitalen Buchhaltung kombiniert, bezahlt oft immer noch deutlich weniger als bei Stand-alone-Lösungen und hat auf Wunsch gleichzeitig einen größeren Funktionsumfang.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Maler-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kalkulation und Angebotserstellung?

• Welche Kalkulationsmöglichkeiten bestehen (Material, Lohn, automatische Vor- und Nachkalkulation von Projekten)?
• Werden Materialpreise automatisch aktualisiert (z.  über Schnittstellen zu Lieferanten)?
• Können GAEB-Dateien verarbeitet werden?
• Gibt es Angebotsvorlagen oder Konfiguratoren?
• Inwiefern unterstützt Ihre Software die digitale Übermittlung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen?

Die Craftboxx bietet keine hauseigene Angebotserstellung und Buchhaltung an. Über die Schnittstellen verfügen Betriebe allerdings über entsprechende Lösungen in ihren Betrieben.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Auftragsvorbereitung?

• Wie werden Anfragen erfasst und verwaltet?
• Gibt es eine digitale Aufmaß-Funktion?
• Können Kundenwünsche oder Vor-Ort-Begehungen dokumentiert werden?

Anfragen von Kunden können direkt in Projekte und Termine übertragen werden. Die Planung mehrerer Termine für ein Projekt ist möglich und der Status eines Termins lässt sich flexibel einstellen. Betriebe können Aufträge auch ohne festen Termin in einem Termin-Pool hinterlegen, bis sie ein passendes Datum gefunden haben. Jeder Termin enthält Felder für Notizen, Anweisungen und interne Angaben.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Projekt- & Baustellenverwaltung?

• Wie ermöglicht Ihre Software die Echtzeit-Überwachung laufender Projekte oder Baustellen (z.B. Arbeitsfortschritt, Einsatzzeiten, Krankmeldungen, drohende Überstunden)
• Auf welche Weise können Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt und bereits verbrauchte Materialien erfasst werden?
• Gibt es Projekt-Phasen, Aufgabenlisten oder Zeitpläne?
• Können Baustellenfotos erfasst und gespeichert werden (z.B. per App? Projektbezogen?)

Über die Craftboxx ist farblich unterstützt jederzeit der Status laufender Projekte einsehbar. Einsätze und Abwesenheiten können Betriebe sich innerhalb des Terminplaners anzeigen lassen. Für die Arbeitszeiten und Überstunden gibt es ein übersichtliches Zeitkonto.

Materialien bzw. Artikel sind genauso wie Werkzeuge und Fahrzeuge in den Stammdaten der Software hinterlegbar.

Aufgabenlisten erlauben eine detaillierte Darstellung zu allem, was Mitarbeitende innerhalb eines Termins erledigen müssen.

Fotos können einfach über die App aufgenommen und in den Projekten ergänzt werden.

16. Gibt es eine Kalender- bzw. Terminplaner-Funktion und wie ist diese umgesetzt?

Die Craftboxx verfügt neben der Plantafel über einen separaten Kalender. Hier können Betriebe Termine, Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit und sogar regelmäßige Wartungstermine eintragen. Davon unabhängig können Mitarbeitende Notizen im Kalender hinterlassen.

Die unterschiedlichen Einträge sind farblich unterscheidbar. Termine lassen sich anhand ihrer Farbe darin unterscheiden, in welcher Phase sich diese befinden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lagerverwaltung und dem Material-Management?

• Gibt es eine Lagerübersicht mit Beständen, Reservierungen, Mindestmengen?
• Inwiefern können Materialverbräuche automatisch erfasst werden?
• Wie unterstützt Ihre Software die Erstellung und Abwicklung von Bestellungen (Anbindung an Großhändler?)?

Über das Stammdaten-Menü können Betriebe in der Craftboxx ihre Artikel bzw. ihr Material, ihre Werkzeuge, ihre Fahrzeuge, Dokumente und Kundeninformationen eintragen.

Der Materialverbrauch lässt sich sowohl im Planer als auch in der App dokumentieren.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungserstellung & Abrechnung?

• Wie funktioniert die Rechnungsstellung?
• Sind Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen, Sammelrechnungen möglich?
• Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen?

Die Rechnungserstellung und Abrechnung mit der Craftboxx erfolgt vollständig durch verlässliche Schnittstellen-Partner wie Lexware Office oder sevdesk.

19. Inwiefern fungiert Ihre Software als CRM (Kunden- und Kontaktmanagement)?

• Wie werden Kunden- und Stammdaten verwaltet?
• Können Angebote, Projekte und Rechnungen pro Kunde eingesehen werden?
• Gibt es Erinnerungsfunktionen (z.B. Wartungsintervalle)?
• Können Notizen, Gespräche oder E-Mails dokumentiert werden?

Kundendaten können Betriebe separat erfassen und jederzeit anpassen.

Über die entsprechenden Kontakte können außerdem jederzeit weitere Auftragsorte erstellt werden. Die Suche erlaubt, alle Projekte eines Kunden zu finden.

Über Mitteilungen im Planer und in der App können Betriebe und Mitarbeitende sich an Wartungsintervalle, Termine, die Zeiterfassung zum Beginn des Arbeitstages und weitere Ereignisse erinnern lassen.

Über freie Notiz- und Eingabefelder können Firmen prinzipiell alle möglichen zusätzlichen Informationen dokumentieren.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentenverwaltung?

• Welche Arten von Dokumenten können abgelegt werden (Auftragsbestätigung, Rechnungen, Materiallisten)?
• Revisionssichere bzw. GoBD-konforme Archivierung?
• Wie ist die Zuordnung zu Projekten oder Kunden geregelt?
• Gibt es eine strukturierte, nachvollziehbare Ablage?

Mitarbeitende und Betriebe können Dokumente unterschiedlicher Art ablegen. Auch ganze Dateiordner sind möglich. So können Schäden bzw. Reparaturen dokumentiert, Rechnungen abgelegt und Materiallisten erfasst werden.

Innerhalb der gut geordneten Ablageliste erfahren Betriebe direkt, in welchen Projekten Dateien genutzt werden.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Maler-spezifischen Funktionen?
    • Schnittstellen zu Leistungsverzeichnissen oder Ausschreibungstools?
    • Verwaltung von Werkzeugen, Maschinen oder Fahrzeugen?
    • Raum- und Flächenberechnung?
    • … weitere Maler-spezifische Funktionen?

Die Craftboxx unterstützt vor allem dabei, Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge zu erfassen und erleichtert so den Überblick über die Anschaffung und Verwendung entsprechender Betriebsmittel.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?

• Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
• Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (Unterstützung hierbei bzw. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung oder zum Steuerberater?)
• Controlling, Statistiken & Auswertungen?

Die Craftboxx verfügt im Bereich der Einsatzplanung über ein vollwertiges Mitarbeiter-Management. Die Zeiterfassung erfolgt normalerweise direkt vor Ort beim Termin. Urlaube sowie andere Abwesenheiten sind über den Kalender stets nachvollziehbar. Betriebe können Mitarbeiter-Ressourcen außerdem optimal erkennen und einplanen.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.

• Abgestufte Funktions-Pakete?
• monatliche / jährliche Kosten?
• Mehrkosten für weitere Nutzer?
• Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Die Craftboxx ist zu folgenden Preisen erhältlich:

11,99 € monatlich im Jahresabo und 16,99 € monatlich im Monatsabo. Die Abrechnung erfolgt pro Nutzer und Monat. Die Kündigungsfrist liegt bei einer Woche vor Ablauf.

Betriebe erhalten in jedem Modell den vollständigen Funktions-Umfang.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Der Craftboxx-Support steht zu den Telefonzeiten persönlich zur Verfügung, ist per E-Mail erreichbar und kann zu festen Zeiten über den Support-Chat angesprochen werden. Die Wartezeiten gelten nach Meinung der Mehrzahl der Kunden als sehr gering.

Zur Selbsthilfe gibt es verständliche Beschreibungen in der produkteigenen Wissensbasis, Tutorials sowie nachvollziehbare Meldungen im Planer bzw. in der App.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?

• Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
• Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
• Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Craftboxx bietet eine kostenlose Testversion mit vollem Funktionsumfang an.
Mit 14 Tagen ist der kostenlose Testzeitraum länger als bei einigen Mitbewerbern.
Zusätzlich ist auf Wunsch ein persönlicher Demo-Termin möglich.
Viele Daten lassen sich importieren. Kunden können persönlich unterstützt werden.

Abschluss-Fragen:

26. Kunden-Erfahrungen:

Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Intuitive Bedienung
Die meisten Anwender beschreiben Craftboxx als selbsterklärend und leicht zu bedienen. Schon nach wenigen Minuten lässt sich der erste Auftrag erstellen und selbst weniger digitale Kollegen kommen problemlos zurecht.

Zeitersparnis und Effizienz
Viele Betriebe berichten, dass sich die Arbeitsabläufe deutlich beschleunigen ließen. Die Auslastung lässt sich besser steuern, man spart sich das manuelle Pflegen von Listen und erledigt mehr Aufträge in der Woche – bei gleichzeitiger Reduzierung des Verwaltungsaufwandes.

Mobiler Zugriff
Die App läuft stabil auf verschiedenen Geräten. Auch ältere Geräte werden unterstützt.

Zuverlässiger Support
Der Support von Craftboxx wird als schnell, kompetent und persönlich beschrieben. Von der Testphase bis zur produktiven Nutzung steht das Team jeder Firma zur Seite und reagiert prompt auf Fragen.

Preis‑Leistungs‑Verhältnis
Kunden empfinden das Preisniveau als sehr fair. Die Software wird im Vergleich zu Mitbewerbern als kosteneffizient beurteilt und erhält in Bewertungen hohe Punktzahlen für das Preis‑Leistungs‑Verhältnis.

27. Marktposition:

Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Beim großen Software-Vergleich von OMR Reviews erhielt die Craftboxx in 2025 die Auszeichnung als Top Rated Software. In den App Stores von Apple und Google erhält die App durchschnittlich mehr als 4 von 5 Sternen. Gerade im Google Play Store hat die Craftboxx App bessere Bewertungen als viele andere Anbieter.

28. Schlussplädoyer:
    Für welche Maler-Betriebe (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Craftboxx eignet sich für Malerbetriebe, die ihre Einsätze einfach und effektiv digitalisieren möchten.

Angefangen beim kleineren Betrieb: Diese Betriebe können bestehende oder ergänzende Buchhaltungsprogramme direkt anbinden und haben dadurch schnell eine Lösung mit den wichtigsten Funktionen bei geringen Investitionen.

Mittelgroße Malerbetriebe können auf die offene API zugreifen: Mit eigenen Entwicklern oder einer eigenen IT-Abteilung können sie auch vorhandene ERP-Systeme um diese einfache Einsatzplanung ergänzen und so auch die Einsätze vor Ort besser planen.

Auch große Handwerksunternehmen mit komplexem ERP und mehreren Standorten zählen zu den Kunden von Craftboxx: Der Software-Anbieter bietet ein einfaches Produkt auf hohem Entwicklungsniveau und eine angenehme bodenständige Kommunikation für moderne Firmen oder Franchise-Betriebe.